我的会计职业生涯 (4) - 第四份工作 (FM)

xiaobao. · 发表于 2014-6-5 07:47:47

落后的系统也决定了month-end的低效率
这家公司每个月的month-end的deadline是每个月的15号！
以前的公司两百多个运营点，month-end要在5天内完成
而这家公司在NSW不到10个运营点，但是month-end有两个星期
听起来这样宽松的deadline，做month-end应该是 a piece of cake
但是事实上这个deadline还真不是想象中的那么容易

xiaobao. · 发表于 2014-6-5 08:16:51

刚开始工作的头一两个月
我经常很晚离开公司，到家后还经常继续工作到深夜
我非常的hands-on, 学习我的员工做的每一项工作
以前的几份工作我都没做过 bank rec, BAS之类的，但很快就可以学会
我认为每一个manager, 最重要的是掌握大方向
但是只有understand了自己的员工的工作，才能改进工作，提高效率，才能掌握大方向

xiaobao. · 发表于 2014-6-5 09:16:24

所以刚开始时，我不介意自己做任何看上去很junior的工作
为的是更好的了解公司的系统和流程
公司的month-end效率非常低
但是有问题也就有机遇
后来的几年中我对公司的系统和流程的做了大量改进

xiaobao. · 发表于 2014-6-5 10:20:31

My Team
这家公司虽然很大的turnover
可是却没有shared services
每个state都有自己的会计部门
将来要走shared services是必然的，但是就目前来说，公司的owner不喜欢shared services
我管理的部门叫Admin Department, 主要就是会计+IT+Reception，这个部门所有的员工都直接report给我。
我的部门所有员工都是 native English speaker (后来我招了好几个中国人)

xiaobao. · 发表于 2014-6-5 11:36:34

Credit Manager:
不知道为什么用了manager这个title. 没有任何人report给他。
他50多岁，做了30多年的credit control的工作了，在这家公司工作了10年了
工作很认真，但是communication skills不行，经常得罪客人得罪同事
而且他很自以为是，听不进任何人的意见，包括刚近公司的我

xiaobao. · 发表于 2014-6-5 12:59:47

Payroll Officer - 在公司做了6，7年了
AR - 一个很聪明的Aussie girl, 高中毕业后就在这家公司工作，做了将近10年了
AA - 跟我同一天进公司的，一个在澳洲长大的中东人，大学刚毕业不久
AP - 40多岁的lady, 在这家公司干了将近两年
IT - 一个在澳洲长大的越南人，是我见过的最聪明的一个小伙子。Accounting background, 在这家公司做过assistant accountant. 后来转做了IT了。我在这家公司做的system and process improvement, 很大程度上归功于他
Reception - 在公司干了4，5年了，一个Aussie girl, 很有头脑，但是非常的negative, 她通常会花8分钟的时间去complain，然后花2分钟的时间去fix. 我的前任给她一些会计方面的工作。

xiaobao. · 发表于 2014-6-5 14:26:07

老员工对我的态度转变
工作没几天
我就领教了Credit Manager对我的不屑一顾
50多岁的他，写email全部是用capital letter来写
有人告诉我，尽管大家都不喜欢看用capital letter写的email
Credit Manager说他就是喜欢用capital letter来写
没有人能改变他
我想改变他这个习惯
很委婉地跟他提了这个建议，用lower case来写email
他给了我一个干脆的回答：No!
我没有放弃想改变他这个习惯
但是我想得暂时先放一放
。。。。
后来大概过了5，6个月，我觉得我已经赢得他对我的respect之后
有一天我把他叫到我的办公室
我说你写email是写给别人看，不是给自己看的
大部分人都不喜欢看capital letter写的email,因为这样的email给人看了的感觉是 you are shouting at them
Credit Manager犹豫了一下，说 -
他还是觉得这种东西没什么好不好的
但是，好吧，以后他用lower case写吧
这一改变，看似很小，但是作用可不小 -
customers跟同事，从此不用再费劲地读他用capital letter写的email

lulucai. · 发表于 2014-6-5 14:34:47

AR 不是给credit mnger report?

xiaobao. · 发表于 2014-6-5 15:56:09

刚开始工作时，我们没法把invoices按时寄给customer
每天有几百张invoices, 需要折叠起来放进信封
到了要寄statement的时候，更是没办法按时寄出去
这个问题在几个月后fix up reception issue以后解决了
但是当时问题没解决时，每天大家都帮着折叠一些invoice放进信封
要客人即时付款就要即时把invoice / statement寄给客人，照理说Credit Manager首当其充要帮这个忙
可是有一天我把一小叠invoices和信封拿给他，请他帮这个忙时，
他很粗鲁很大声地说：No! 然后接着说，他是Credit Manager, 他是不做这种应该由reception做的小事的
我当时实在是太尴尬了
拿着invoices & envelopes走回到自己的办公室
AP随后来我的办公室，拿起那叠invoices & envelopes对我说，她来做 (感动。。。)

xiaobao. · 发表于 2014-6-5 17:18:03

后来很多次，每当我问他工作上的一些事，特别是听到客人和同事在我面前对他的complain后想要跟他勾通时
他总是说，他已经做了30多年的credit management
他说我要用他的expertise来做他的工作，我就得由着他，不能干涉他
又一次，他说他的工作他知道怎么做
你要是不喜欢我这样做，我可以辞职去别的公司做
我当时心里就想，你要去别的公司工作？
就凭你的poor communication skill, 要想找份新工作还真不容易
可是我什么也没说
同时我非常纳闷，这样的员工/同事以前我从来都没碰到过的
不知该怎么应对

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